Um die Erforschung der kirchengeschichtlichen Vergangenheit des Bistums Essen zu fördern, gründete der erste Ruhrbischof Dr. Franz Hengsbach im Jahre 1976 mit einer Spende der Alfred-Krupp-Stiftung das IKF und ernannte Prälat Dr. h. c. Alfred Pothmann (†2002) zum Gründungsdirektor für den Auf- und Ausbau des Instituts und seiner dann vier Veröffentlichungsreihen, u. a. der Quellen und Studien und der Christen an der Ruhr. Darüber hinaus werden die bistumsgeschichtlichen Forschungen in breiter und aktueller Form mit eigenen Archiv- und Bibliotheksbeständen jährlich in einem ausführlichen Jahresbericht dokumentiert.

An der Spitze des IKF steht der Essener Generalvikar als Vorsitzender des Kuratoriums, die Geschäftsführung wird von einem dreiköpfigen Vorstand und einem Sekretariat ausgeübt sowie ein wissenschaftlicher Beirat soll die Arbeit beratend begleiten.

Mit seinen Ausstellungen, Tagungen und Veröffentlichungen werden wissenschaftlich vernetzt vom IKF die geschichtliche Rahmenbedingungen, die Menschen und Einrichtungen im Raum des Bistums Essen und des heutigen Ruhrgebiets erforscht und „dem Vergessen entrissen“ sowie für die Gegenwart und Zukunft aufgearbeitet und präsentiert.